Pracownicy kultury pracują zawsze wtedy, gdy inni mają wolne. Taka jest specyfika tej pracy. Bywają w ciągu roku również terminy, kiedy większość instytucji kultury ma coś do roboty, szczególnie te w małych miejscowościach.
Planowanie
Każda instytucja kultury działa na podstawie planu, który jest przygotowany rok wcześniej. To w nim zapisane są wydarzenia, które będą realizowane, ale przede wszystkim wydatki jakie mają zostać poniesione. Różne są podejścia do realizacji tych planów. Jedni trzymają się ich bardzo kurczowo nie robiąc żadnych odstępstw, inni podchodzą do nich bardzo kreatywnie biorąc je za zbiór wskazówek do pracy w ciągu roku, działając spontanicznie. Które podejście jest lepsze? To zależy. Kluczowe i twarde trzymanie się planów daje stabilność i poczucie bezpieczeństwa. Danie możliwości na ingerencję sprawia z kolei, że w ciągu roku mogą powstać naprawdę wartościowe wydarzenia, mimo iż nie były założone. Ja osobiście preferuje styl mieszany, czyli taki w którym główne punkty są zaplanowane dużo wcześniej, ale pozostawione jest miejsce dla działań spontanicznych.
Pełne ręce roboty
Obserwując plany oraz działanie instytucji kultury w mniejszych miastach, choć i w niektórych większych można zauważyć, że w pewnych okresach wiele z nich organizuje lub obsługują wydarzenia. Wśród takich wydarzeń często są zakończenia i przywitania lata w formie koncertów i pikników. Na początku roku wiele instytucji współpracuje lub samodzielnie organizuje Orszaki Trzech Króli oraz Finały Wielkiej Orkiestry Świątecznej Pomocy. Zaraz po tych wydarzeniach zaczynają się ferie zimowe, które z racji krótkiego okresu trwania intensyfikują działania skierowane głównie do dzieci. Kolejnymi wydarzeniami, które jednocześnie angażują większość instytucji kultury są święta majowe oraz Święto Niepodległości, zdaje się że rzadziej 15 sierpnia. Oprócz wydarzeń wymyślonych przez instytucje kultury, które nawiązują do wyżej wspomnianych świąt pracownicy centrum kultury często są odpowiedzialni za obsługę uroczystości miejskich lub gminnych. Jednym z wydarzeń, które równie masowo angażuje instytucje kultury stała się Noc Muzeów, do której z każdym rokiem dołącza się coraz więcej instytucji kultury. Przy małej liczbie pracowników nawet takie nie wielkie wydarzenia mogą być obciążeniem dla codziennej pracy.
Kiedy się spotkać?
Kulminacja pracy wielu instytucji w jednym terminie (poza Nocą Muzeów, której założeniem jest ta kumulacja) często niesie za sobą straty nie tylko dla pracowników, ale również dla samych uczestników. Mnogość wydarzeń organizowanych w tym samym czasie sprawia, że odbiorcy muszą dokonywać wyboru, gdy kilka wydarzeń odbywa się o tej samej porze i w tym samym dniu. Z drugiej strony są kadry kultury, które to wszystko organizują nie mając fizycznej możliwości udać się na wydarzenie do sąsiada, by zobaczyć jak to się robi w innych miejscach. Dotyczy to też imprez poza gorącym terminem, ale zbliżonych tematycznie kierowych do tej samej grupy odbiorców. Sytuacja taka prowadzi do pewnej hermetyczności przeprowadzanych działań. Łatwo wpaść tu w pułapkę rutyny, która zamknie nas w niezmiennym schemacie organizacji wydarzeń, mogącym z czasem obniżać atrakcyjność dla uczestników.
Co robić w tych gorących terminach? Na pewno nie zaprzestawać organizacji wydarzeń (nie możemy sobie na to pozwolić), a przynajmniej to nie jest wyjście. Pomocną może być komunikacja z ośrodkami z sąsiednich gmin lub obserwacja ich działań. Dzięki temu będzie można podjąć próby planowania wydarzeń tak, by się na siebie nie nakładały, choć naprawdę będzie to ciężkie. Warto zawsze rozmawiać, spotykać i dzielić doświadczeniami w dogodnych terminach, pasujących większości, poza okresem gorącym organizacji imprez. Razem możemy wiecznej!